Retorno dos eventos: como se preparar para ter sucesso?

Como a pandemia está dando sinais de melhora, algumas cidades brasileiras já estão vivenciando o retorno dos eventos, sejam eles grandes ou pequenos.

Aliás, até mesmo o Carnaval está na expectativa de retomada em algumas cidades em 2022, de acordo com sites de notícias.

A facilidade de fazer testes rápidos de Covid e também o aumento da vacinação nos municípios têm contribuído para essa retomada.

Por isso, empresas e promotoras de eventos já podem arregaçar as mangas e se preparar para a realização de eventos de sucesso!

Continue a leitura, pois separamos dicas essenciais para você planejar com segurança o seu evento, seja ele corporativo ou de outro segmento.

1. Fique atento às regras do município quanto ao retorno dos eventos

Bom, o primeiro cuidado a ser tomado é se atualizar sobre os decretos estaduais e municipais sobre a retomada dos eventos.

Verifique se já é possível realizar, qual é o limite máximo de lotação e quais as demais diretrizes a serem seguidas. É importante estar em dia com a lei para garantir, ao máximo, a segurança de todos os participantes!

2. Se for possível, realize o evento ao ar livre

Como ainda estamos em meio à pandemia, é preciso evitar as aglomerações no retorno dos eventos.

Por isso, o ideal é que você realize a retomada em um local aberto, ao ar livre. Dessa forma, as chances de contágio de Covid-19 são minimizadas, como já informaram os órgãos de saúde.

Mas caso isso não seja possível, tente alugar um espaço grande, para que você consiga reunir o máximo de participantes permitido, mas sem aglomeração.

Além disso, espaços grandes ou ao ar livre também ajudam na hora de deixar a entrada e saída de pessoas mais organizada e mais rápida. Se possível, venda os ingressos on-line para agilizar o atendimento e evitar pontos de contaminação.

3. Atenção quanto à entrada de pessoas no evento

No retorno dos eventos, um ponto sensível é sempre a entrada das pessoas. Por isso, é preciso providenciar alguns itens para garantir a segurança e minimizar o risco de contaminação.

Eis algumas dicas:

disponibilize álcool em gel na entrada;
permita a entrada apenas de pessoas com máscaras (tenha máscaras descartáveis para oferecer, caso seja preciso);
invista em tapetes com desinfetantes para a higienização dos calçados;
coloque pessoas medindo a temperatura com um termômetro infravermelho;
marque no piso os locais onde as pessoas devem aguardar a entrada, respeitando o distanciamento;
se possível, disponibilize mais de uma entrada para evitar aglomeração.

4. Delimite corretamente o espaço do evento

Sinalização é a palavra-chave para o retorno dos eventos. Como o distanciamento ainda precisa ser mantido em alguns municípios, a dica é sinalizar no chão, seja delimitando espaços individuais ou em grupos.

No caso de eventos com mesas e cadeiras, delimite a distância entre elas, deixando muito claro aos participantes sobre os lugares em que eles podem se sentar. Treine uma pessoa do staff para essas orientações.

5. Realize um evento híbrido para alcançar mais participantes

O objetivo de qualquer evento é que ele seja um sucesso – e gere lucro, é claro! Por isso, se as regras de retorno dos eventos ainda estiverem rígidas em seu município, pense em organizar um evento híbrido.

Isso quer dizer que você pode vender ingressos para o evento presencial e também ingressos para quem deseja assistir on-line, caso a capacidade máxima já esteja lotada.

Essa é uma ótima maneira de reunir os universos on-line e offline, além de reunir o maior número possível de participantes – sem aglomeração!

6. Delimite o espaço de alimentação do evento

Esse ponto é muito importante para garantir a segurança do retorno dos eventos. Afinal, essa é a hora em que as pessoas retiram as máscaras para comer e fazer networking.

Na prática, utilize banners de sinalização com as orientações, coloque as mesas com o distanciamento correto e inclua álcool gel na entrada e na saída desses locais.

Atenção ao uso de copos e utensílios – prefira os descartáveis.

7. Atenção aos banheiros

Organize seu evento em locais com a quantidade adequada de banheiros – se for necessário, alugue banheiros químicos para complementar. Isso reduz filas e aglomerações nesses espaços.

A higiene deve ser ainda mais reforçada. Dê preferência pelo uso de ar quente para secar as mãos, além de torneiras com sensor e descargas com acionamento por pedal. A ideia é evitar ao máximo que as pessoas toquem nos utensílios.

8. Treine a sua equipe de limpeza

É preciso reforçar o seu staff de limpeza para que o retorno dos eventos seja um sucesso.

Faça uma escala de limpeza, principalmente nos pontos críticos, como banheiros e área de alimentação. Treine a sua equipe sobre a maneira e hora correta de higienizar, criando mecanismos para que tudo seja feito com eficiência e segurança.

9. Divulgue muito o seu evento focando na segurança

Outra dica para que o seu evento seja um sucesso é divulgá-lo muito, é claro! Mas como estamos falando de retorno dos eventos, aqui você pode focar bastante em um ponto: a segurança dos participantes.

Sempre deixe claro nos materiais de divulgação sobre todos os cuidados que a organização terá em relação ao respeito a todas as normas de segurança sanitária. Fale sobre as medidas da entrada do evento, sobre o distanciamento, o local de alimentação, etc.

As pessoas precisam se sentir seguras, aumentando a vontade de adquirir logo o ingresso. Não se esqueça de usar o gatilho da escassez, já que os ingressos serão limitados e é preciso correr para adquiri-los!

10. Envie uma pesquisa de satisfação aos participantes depois do evento

Para medir o sucesso do retorno dos eventos, uma dica interessante é enviar ao e-mail ou WhatsApp dos participantes uma rápida pesquisa de satisfação.

Dessa forma, eles podem apontar os pontos positivos, os negativos, além de fazer sugestões para os próximos eventos. Essas informações coletadas valem ouro!

Não se esqueça: questionário curto e objetivo! Se for possível, envie uma isca – como um brinde ou um cupom de desconto – para que mais participantes sejam incentivados a preencherem o formulário.

11. Capriche na entrada do evento: use infláveis promocionais para causar impacto

Não é porque ainda estamos em pandemia que o seu evento não mereça um destaque especial. Ele precisa causar um impacto visual positivo aos participantes.

E se tem uma ferramenta que cumpre muito bem esse papel é o inflável promocional. Afinal, eles reproduzem diferentes tamanhos e formatos, além de serem 100% personalizados com a identidade visual do evento. Isso pode gerar até mídia espontânea para ele!