Organizar um evento de grande porte é uma tarefa complexa que exige planejamento, organização e execução impecáveis. Além de garantir a qualidade do evento, é importante que ele se destaque da concorrência e seja lembrado pelos participantes.
Para te ajudar neste desafio, criamos um checklist com algumas estratégias básicas para o evento ser um sucesso.
Recomendamos que tenha esse checklist sempre por perto na hora de organizar novos eventos de grande porte ou de pequeno porte.
Vamos lá!
Checklist de planejamento
1.Objetivo do evento
O primeiro passo é definir o objetivo do evento. Isso é fundamental para orientar todas as decisões tomadas no planejamento do evento de grande porte.
O que você espera alcançar com ele? Alguns objetivos podem ser:
- aumentar as vendas;
- lançar um produto;
- gerar leads;
- reforçar o reconhecimento da marca no mercado.
2. Público-alvo
Depois de definir o objetivo, é hora de identificar o público-alvo do evento de grande porte. A compreensão do público-alvo é essencial para criar um evento que seja relevante e atraente para ele.
- Quem são as pessoas que você quer atingir?
- Quais são suas necessidades e interesses?
3. Conceito e temática do evento de grande porte
O conceito e a temática do evento são responsáveis por criar a atmosfera e a identidade do evento. Eles devem ser escolhidos de acordo com o objetivo e o público-alvo.
Um conceito e uma temática bem definidos ajudam a chamar a atenção dos participantes e a criar uma experiência única.
4. Local e data
O local e a data do evento são fatores importantes que devem ser escolhidos com cuidado.
O local deve ser adequado ao objetivo e ao público-alvo do evento, e a data deve ser conveniente para os participantes. Também verifique se na data escolhida não haverá outro evento que pode se tornar um concorrente do seu.
5. Programação
A programação é o coração do evento. Ela deve ser cuidadosamente planejada para garantir que os participantes tenham uma experiência satisfatória.
A programação deve incluir uma variedade de atividades e atrações que sejam relevantes para o público-alvo.
6. Divulgação
A comunicação é essencial para o sucesso de qualquer evento. É importante divulgar o evento com antecedência para que os participantes tenham tempo de se programar.
Escolha os canais adequados, que podem ser, por exemplo:
- e-mail;
- redes sociais;
- WhatsApp e Telegram;
- site oficial do evento.
7. Marketing
O marketing é uma estratégia importante para promover o evento de grande porte e gerar interesse no público-alvo. É importante criar uma campanha de marketing que seja criativa e eficaz.
A campanha de marketing deve ser direcionada ao público-alvo e deve transmitir a mensagem do evento de forma clara e concisa. Lembre-se de criar estratégias online e offline.
8. Logística
A logística é responsável por garantir que tudo corra bem no dia do evento. É importante planejar com antecedência todos os detalhes logísticos, como transporte, alimentação, acomodação e segurança.
9. Avaliação
É importante avaliar o evento após sua realização. Essa avaliação é fundamental para identificar os pontos positivos e negativos do evento e para melhorar a experiência dos participantes em eventos futuros.
A avaliação pode ser feita por meio de pesquisas, entrevistas ou questionários. Ofereça brindes em troca das respostas, principalmente em pesquisas qualitativas, que levam mais tempo para serem respondidas.
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7 estratégias para se destacar nos eventos de grande porte
Depois de planejar o evento de grande porte com a ajuda do nosso checklist, eis algumas estratégias para que ele se destaque os eventos concorrentes e seja referência no mercado:
1. Utilize infláveis promocionais:
Certifique-se de que os infláveis promocionais sejam visualmente impactantes e representem sua marca de maneira única. Cores vibrantes e designs criativos podem chamar a atenção dos participantes de eventos de grande porte.
Além disso, torne os infláveis interativos para envolver o público. Por exemplo, jogos ou atividades relacionadas à marca podem incentivar as pessoas a se aproximarem e participarem.
Exemplos de infláveis para eventos de grande porte:
2. Crie uma boa Experiência do Cliente
Crie um espaço interativo onde os participantes possam experimentar seus produtos ou serviços. Demonstração ao vivo e experiências práticas geralmente são importantes para a experiência.
3. Treine a equipe de atendimento
Tenha uma equipe bem treinada para interagir com os participantes, responder a perguntas e criar uma atmosfera amigável e informativa.
4. Distribua brindes e amostras
Ofereça brindes promocionais e amostras gratuitas para atrair as pessoas aos estandes do evento. Certifique-se de que esses itens estejam alinhados com sua marca e sejam úteis para o público-alvo.
5. Promova atividades de engajamento
Realize apresentações ou palestras relevantes para seu evento. Isso pode estabelecer sua empresa como uma autoridade no assunto e atrair participantes interessados.
Além disso, antes e durante o evento de grande porte, organize concursos ou sorteios com prêmios atraentes para incentivar a participação e gerar interesse.
6. Tenha presença online e redes sociais
Promova uma hashtag exclusiva para o evento e incentive os participantes a compartilharem suas experiências nas redes sociais.
Também utilize plataformas de mídia social para transmitir ao vivo momentos do evento, bastidores e entrevistas, conectando-se com um público mais amplo.
7. Participe de outro eventos para destacar o seu evento de grande porte
Participe de eventos paralelos, como workshops, happy hours ou sessões de networking para expandir sua presença no mercado e, assim, atrair mais participantes para seus eventos.
Vamos continuar falando sobre o assunto?
Confira o próximo post: Promoção de eventos: veja 6 dicas e ferramentas para o seu negócio!
