Os eventos híbridos são estratégias que têm dado muito certo em tempos de pandemia e que prometem continuar em alta pelos próximos anos. Afinal, existem muitas vantagens de realizá-las nos dois ambientes (físico e virtual).
Se você ainda não tem domínio sobre o assunto, mas está pensando em organizar um evento desse tipo, continue a leitura para descobrir o que é e como organizar o da sua empresa!
O que são eventos híbridos?
Eventos híbridos são eventos feitos simultaneamente no ambiente físico e no virtual. Ou seja, é preciso proporcionar dois tipos de experiência: para os participantes que estão presencialmente no local e para os que estão assistindo a transmissão pela internet.
Na prática, os eventos híbridos contam com um espaço físico para o recebimento dos participantes e dos palestrantes (se for o caso), enquanto uma equipe cuida da transmissão para quem estiver participando on-line.
Em uma palestra, por exemplo, é possível interagir tanto com o público presente quanto com os participantes que estão on-line, proporcionando uma boa experiência para todos.
Alguns exemplos de eventos híbridos são:
- Simpósios;
- Congressos;
- Fóruns;
- Seminários;
- Convenções de vendas;
- Treinamentos e cursos;
- Workshops;
- Lançamentos;
- Shows;
- Exposições;
- Festivais.
Quais são as vantagens de realizar eventos híbridos?
Depois de conhecer as características dos eventos híbridos, talvez você possa estar pensando: “Puxa, mas o trabalho para organizar uma experiência física e digital é dobrado!”.
É verdade. Porém, as vantagens são dobradas também. Vejamos:
- Você alcança mais pessoas: no espaço físico do evento, você garante um número limitado de participantes, ao mesmo tempo em que no espaço virtual esse número é muito maior – de acordo com a capacidade do servidor de comportar um grande número de usuários simultâneos.
- Palestrantes e convidados de maior destaque: aumentam as chances de você conseguir contratar aquele palestrante ou convidado disputado no mercado; ele pode fazer uma participação virtual, caso não seja possível o encontro virtual. E, de quebra, você economiza nos custos com transporte, hospedagem e alimentação.
- Maior retorno sobre o investimento: com mais participantes pagantes pelos ingressos físicos e digitais, mais faturamento terá o seu evento híbrido.
- Maior faturamento pós-evento: depois do evento, que foi transmitido on-line, é possível vender o acesso às transmissões para quem não participou, aumentando o faturamento.
- Economia na estrutura física: com o acesso restrito aos participantes presenciais, você não precisará alugar grandes locais para o evento. Ele pode ser reduzido, já que também haverá a venda de ingressos on-line.
Leia também: Retorno dos eventos: como se preparar para um evento de sucesso.
Como organizar eventos híbridos?
Se interessou em organizar o seu evento híbrido? Então preste atenção nas dicas para iniciar um bom planejamento:
Defina o objetivo do evento e o público-alvo
O objetivo dos eventos híbridos podem ser diversos: capacitação, treinamento, troca de experiências. Isso vai ajudar você a definir o tipo de evento que será realizado.
Também defina os objetivos do seu negócio específico: faturar X%, aumentar a presença da marca na região, atrair mais clientes, etc.
Em seguida, defina qual será o público-alvo presencial e on-line. Isso é importante para você traçar as estratégias certas de divulgação e precificar os ingressos de acordo com o perfil desse público.
Saiba mais: Como usar tendas infláveis em seus eventos.
Defina a programação do seu evento híbrido
Lembre-se: eventos híbridos devem proporcionar uma experiência completa para participantes presenciais e on-line. Por isso, defina a programação com base nessa experiência.
Planeje os seguintes itens:
- Palestrantes e convidados;
- Temas;
- Duração;
- Material a ser acessado pelos participantes on-line;
- Certificado de participação.
Planeje a estrutura física e virtual
A estrutura física precisa ser caprichada: lembre-se que o evento também será transmitido on-line para os participantes.
Organize a entrada do local, estrutura de banheiros, salas, lounges, espaço de transmissão on-line… Nessa hora, vale a pena contratar uma equipe tanto para a organização da estrutura física e outra para a organização da estrutura virtual.
Afinal, no ambiente virtual, também é preciso se preocupar com alguns detalhes, como capacidade do servidor, plataforma, espaço de interação, câmeras de transmissão, internet e toda parte audiovisual.
Outro detalhe importante é a promoção do seu evento. Você precisa planejar toda a parte de divulgação, tanto nos meios on-line quanto off-line.
No próximo post, vamos te mostrar 6 dicas de ferramentas para divulgar eventos. Até lá!
